Rindiendo cuentas con la comunidad

¿Quién debe rendir cuentas?

Responsable. La persona que ejerce las funciones de administrador es la responsable de gestionar las cuentas de una comunidad y presentarlas a los propietarios, como mínimo, una vez al año. Apunte.  Para el adecuado y correcto ejercicio del cargo de administrador, es habitual que la comunidad nombre a un administrador de fincas externo con cualificación profesional suficiente y un amplio conocimiento de la ley.

Nombramiento. En principio, el cargo de administrador se ejerce por el plazo de un año (salvo que los estatutos de la comunidad contemplen un plazo distinto). ¡Atención!  Si la comunidad no ha designado a un administrador, será el presidente quien ejerza sus funciones ?durante el plazo que dure su cargo?.

Gestiones y balance

Información. Mediante la rendición de cuentas el administrador detalla el estado del patrimonio de la comunidad de propietarios administrada, la fecha de la rendición de cuentas y las gestiones realizadas durante el año. Apunte.  En síntesis, se detalla el estado contable de la comunidad (activo y pasivo) indicando:

• Los ingresos percibidos (cuotas pagadas por los propietarios), los pagos realizados (devolución de préstamos, pago de suministros, facturas...) o las obligaciones asumidas por la comunidad frente a terceros u otros propietarios.
• Aquellos ingresos, gastos u obligaciones que puedan afectar o beneficiar a la comunidad en un futuro.
• Las gestiones realizadas (para reclamar deudas, para solicitar presupuestos una vez constatada la necesidad de acometer obras...).

Rendición. La ley exige que la junta se reúna como mínimo una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas. ¡Atención!  Pero la comunidad puede, en todo momento, convocar una junta extraordinaria y solicitar la exhibición de las cuentas.

Requerir la exhibición de cuentas

Administración dudosa. Si la comunidad alberga dudas sobre la actuación del administrador ?sea un profesional cualificado o no?, puede exigirle transparencia. Apunte.  Para ello, se deberá convocar una junta extraordinaria requiriendo al administrador para que:

• Presente las cuentas de la comunidad, desglosando los gastos y los ingresos.
• Aporte todos los documentos acreditativos de las partidas que se indiquen (facturas y justificantes de pago o cobro).
• Advierta también de la posibilidad de interponer acciones legales por la presunta comisión de un delito de administración desleal o apropiación indebida (sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria frente al colegio de administradores).

Sólo un propietario. Algunos administradores se niegan a mostrar las cuentas de la comunidad a un solo propietario amparándose en la protección de datos y alegando que sólo deben rendir cuentas frente a la comunidad. ¡Atención!  Esto no es exacto, y si el propietario justifica el motivo de su petición (no debe pedirlo porque sí), el administrador debe facilitarle la información. Eso sí: de forma adecuada, pertinente y limitada a la necesidad del requirente. Es decir, el administrador deberá centrarse en la información relevante para la necesidad concreta, protegiendo los datos especialmente sensibles (por ejemplo, se puede informar de las retribuciones satisfechas a los empleados de la comunidad, pero no facilitar sus nóminas).